Vous êtes un mois avant votre événement, les dates sont fixées, vos partenaires se tiennent prêts : tout est en place. Mais la veille du grand jour la crise éclate, plus personne ne vous répond et vous vous retrouvez seul avec votre client. Comment faire ?

C’est rare

Voilà un vrai cauchemar pour les professionnels de l’événementiel. Heureusement cela ne se produit presque, nous disons bien presque, jamais. Pourtant c’est notre rôle d’avoir des plans de secours et de savoir rebondir. Chez tokimeki, en 3 ans d’exercice, nous avons eu notre lot d’imprévus. Aujourd’hui, nous vous partageons notre expérience et nous vous donnons quelques tips pour organiser votre événement au Japon.

Tout prévoir

Même si cela devrait se passer comme prévu, il faut tout prévoir. Cela peut paraître paradoxal mais c’est une des vérités de l’événementiel. Pour réussir l’impossible il vous faudra des plans de secours mais aussi des partenaires flexibles, capables de s’adapter aux potentiels problèmes. La réussite de votre opération commence dès que vous choisissez avec qui vous vous associez.

Parler avec ses partenaires

S’il existe des imprévus, parlez-en à vos clients. Si vous envisagez de vous déplacer en car à Tokyo, prévenez-les au sujet des embouteillages, des possibles complications liées au parking ou à la disponibilité des chauffeurs. En installant cette communication, vous impliquez votre client et il se sentira moins stressé, moins désarçonné, en cas d’imprévu.

Cette communication vous devez d’ailleurs faire en sorte qu’elle relie tous les acteurs de votre opération. Dans la mesure du possible, les prestataires avec qui vous travaillez devraient pouvoir rencontrer vos clients afin de garantir le bon déroulement de l’événement le jour J. Pour cela n’hésitez pas à faire des check du terrain accompagnés du maximum de personnes des différentes équipes.

Exiger la réussite

Pour finir, chez tokimeki, nous pensons que si vous vous engagez dans un projet, vous devez absolument en faire une réussite. Vous devez connaître vos limites. Si vous sentez que les attentes de votre client sont trop élevées ou encore que les dates ne coïncident pas parfaitement avec votre calendrier, réfléchissez-y à deux fois avant de vous lancer.

Certains dossiers tomberont au mauvais moment et c’est tout à fait normal. En tant que professionnels, c’est à nous de prendre nos responsabilités et de savoir reconnaître les attentes que nous ne saurons pas honorer. Dans notre secteur, un problème avec un client peut entraîner des grosses complications pour votre entreprise donc ne soyez pas intrépides.

Mais si vous lisez régulièrement notre blog, il n’y a pas de raison que vous vous retrouviez en difficulté !